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Banco de Imagens Pixabay

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Primeiro é escrever o projeto. Como colocar a ideia no papel e outras questões. E quando rola e você é contemplada, que felicidade! Mas e depois?

Os prêmios e bolsas de produção, que são concedidos via edital público, não costumam ter a prestação de contas. Geralmente, é pedido que você encaminhe o projeto pronto para a Secretaria competente. Mas os editais de seleção trazem junto à temida e tão falada prestação de contas. Em breve trago um post só sobre ela! Hoje vou escrever sobre minha experiência na organização pós-edital.

Organização?

Sim, você leu certo. ORGANIZAÇÃO é a palavra de ordem em um projeto cultural. Isso porque, as coisas vão acontecendo concomitantemente, muita coisa é nova e tem os PRAZOS que vão surgindo no meio do caminho.

Quando fui contemplada pelo edital da Caixa Cultural vivenciei a necessidade de me organizar para cumprir o projeto. Muitas coisas aprendi depois e divido com vocês aqui.

Por onde começar?

O projeto que inscrevi na Caixa Cultural foi o “Mulheres Artistas na Ditadura”, que consistia em uma semana de palestras sobre as mulheres artistas no período ditatorial do Brasil. Quando inscrevi o projeto, meu orçamento ficou na casa dos 120 mil reais, mas quando fui contemplada, a Caixa me deu 54 mil reais. Me deparei com a primeira questão: como fazer? E detalhe: a primeira parcela somente seria paga após as primeiras notas fiscais, ou seja, primeiro eu gastava depois era ressarcida.

A equipe era eu e Guto Mendonça, produtor e amigo querido, que embarcou nessa comigo.

Olhando o projeto parecia muito simples: precisávamos contatar as 4 palestrantes e fechar a divulgação e o designer. Simples!

Não, não foi. Nos deparamos com muitas questões burocráticas, prazos que apareceram não sei da onde, negativas da Caixa, palestrantes que desmarcaram em cima da hora. Mas deu tudo certo e o projeto foi um sucesso.

De qualquer forma, este post não é para assustar e sim para auxiliar na organização do seu projeto. Vamos lá:

Ferramentas de organização

Fui apresentada para estas ferramentas recentemente e elas tem me ajudado a organizar este blog e outros projetos.

Aplicativos de celular

Banco de Imagens Pixabay

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É só dar o famoso google para aparecer bastante opção de aplicativo que vai te ajudar a organizar suas tarefas. Eu, particularmente, me dei bem com duas: evernote e agenda do google.

No evernote você tem como fazer um caderno e ir inserindo notas, lembretes do que você tem que fazer. É possível ainda inserir um horário para o aplicativo mandar a notificação e te lembrar daquela tarefa. Comecei a fazer uma agenda semanal das atividades necessárias e a inserir os prazos mais importantes. Assim, fica mais fácil eu visualizar qual é o meu tempo real para executar aquele andamento do projeto.

Exemplo de prazo: a Caixa Cultural pedia que 90 a 60 dias antes do evento, a equipe contatasse a assessoria de imprensa deles para aprovação de release e discussão dos rumos da divulgação.

Quer dizer, meu projeto era em março, eu tinha dezembro, janeiro e fevereiro para fechar essas ações com o assessor de imprensa do projeto e com o designer que estava trabalhando na arte e no logo. Pensando que final de ano tem festa e férias, é possível ter uma ideia da correria que foi, não?

Mas muito da correria foi por ausência de planejamento e organização da equipe do projeto.

Hoje, o que eu faria?

Primeiro: LER. Sim, a Caixa mandou uma pasta virtual de documentos e orientações, era muita coisa, e fui deixando para ler no decorrer da pré-produção. Erro! Se eu tivesse pegado um dia para fazer a leitura, teria separado os prazos, jogado no meu evernote ou na agenda google, ou em qualquer outro mecanismo de organização, e teria tido uma ideia real das dificuldades que eu teria no meio do caminho.

Segundo: AGENDA. Qual era a agenda dos profissionais que contratei? No caso eram o assessor de imprensa, as palestrantes e o designer, além do produtor executivo. Qual era o prazo para cada um me dar um feedback e me entregar o acordado? Se eu tivesse feito a primeira etapa, teria essa noção. Na realidade o que aconteceu é que em um período a divulgação exigia muito e eu me esquecia das palestrantes e ai foi. Não tinha noção do TODO, percebe?

Terceiro: IMPREVISTOS. Relacionar os imprevistos e já pensar em saídas pode economizar o stress! Eu não imaginei que alguém da minha equipe teria algum problema que impossibilitasse a participação no projeto. Faltando um mês para o início duas palestrantes desmarcaram. Detalhe: eu tinha que ter o nome delas para fechar o contrato.  Minha pessoa jurídica era a Cooperativa Paulista de Teatro, ou seja, eu tinha mais uma parte para caminhar junto. Certamente, hoje eu teria alguns nomes na manga.

Planilhas

E certamente, teria esses nomes em uma planilha, com telefone e email. Parece óbvio, mas eu não fiz essa lição básica. O google tem o google drive que é bem bacana. Aliás, outra dica (essa eu fiz!): abrir um email para o projeto. Não use o seu pessoal, mesmo! É muita coisa e muita troca de email.

Outra opção é o Dropbox. É importante ter algum serviço de “nuvem”, um lugar onde você possa ir salvando seus documentos, para acessá-los de qualquer lugar, além de ser fácil para compartilhar com a equipe. Quebra muito o galho!

E lembra que eu comentei lá em cima que a Caixa só me pagaria com a apresentação de nota fiscal? Além de ter nos patrocinado com 54 mil, menos da metade do orçamento principal?

Confesso que quase desisti de fazer o projeto por conta dessas duas questões, mas em conversa com o Guto, resolvi encarar. A planilha foi bastante importante para lançarmos os gastos que teríamos que arcar do próprio bolso, como o táxi, as palestrantes, e os gastos que teríamos que negociar a data do vencimento, como as mídias e o aluguel do equipamento de som.

Foi importante também para termos uma ideia do quanto íamos gastar de dinheiro pessoal e do valor que teríamos que ser ressarcidos. E de quanto tempo tínhamos que pagar os prestadores de serviço.

A Caixa nos depositou o dinheiro no prazo previsto, mas isso porque a prestação de contas do projeto foi bastante ágil.

Nesse quesito nos organizamos bem e deu certo.

Post-it

Banco de Imagens Pixabay

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O velho e bom papelzinho também ajuda muito. O ideal é você usá-lo de uma forma que você se ache. Sabe aquela história de “eu me entendo na minha bagunça”?

Aprendi com uma amiga Produtora Musical, o KANBAN, que consiste em usar um quadro com sinais para ajudar na organização. Você pode, por exemplo, pegar uma cartolina e separar em “Fazer”, “Em andamento” e “Feito” e colar em algum lugar visível, de preferência perto do local onde você trabalha, e ir marcando as atividades com os post-its.

Exemplo: Coloco meu post–it no FAZER “ligar palestrante”, depois que eu liguei esse post-it vai para o campo FEITO. Mas se eu tivesse ligado e ela não tivesse atendido, eu poderia colocar meu post-it no “EM ANDAMENTO”.

Também é uma forma bacana de você ter uma ideia do TODO e também das PARTES que você precisa ir resolvendo.

Maleta Organizadora

Quem inventou a Maleta Organizadora merecia o Nobel da Paz! Ela é ótima para quem trabalha em casa e divide um espaço pequeno com papéis, muitos papéis. Infelizmente a tecnologia não chegou com tudo na prestação de contas e você terá que juntar papel. Desde a primeira nota fui guardando a original e uma cópia. As que recebia via email, ia guardando em uma pasta virtual, e no meu google drive. Os recibos, notas de táxi, hotel da palestrante, alimentação, enfim os serviços diários iam para a maleta organizadora com uma xerox. Outra coisa importante é já ir checando se todas as notas e recibos estão de acordo com o formato que é pedido pela empresa patrocinadora. Em breve, escrevo mais sobre isso.

Na maleta eu guardava ainda a clipagem que eu ia fazendo. Apesar de ter contratado o serviço de clipagem, eu ia imprimindo tudo o que eu via sobre o meu projeto, afinal era o meu portfólio que estava se formando não é?

Também iam para a super maleta organizadora os contratos de serviços assinados.

Agenda Pessoal x Agenda do Projeto

Banco de Imagens Pixabay

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Por fim, é importante ter uma agenda do projeto, separada da agenda pessoal. As suas atividades de pessoa física, cidadã, que corta o cabelo e tem que resolver o vazamento com o porteiro, ficam em uma agenda. As suas atividades de produtora que está desenvolvendo um projeto e tem que ligar para a gráfica ficam em outra.

Essa separação além de deixar mais claras as atividades que faltam e que são importantes, não te enlouquece tanto. Para mim deu muito certo! Fora que fica mais fácil de separar o que é da rotina, vida cotidiana e do trabalho.

Espero que estas dicas te ajudem a organizar seu trabalho. Mesmo que não tenha patrocínio envolvido, o planejamento anterior e a organização posterior ajudam muito na concretização do projeto.

Se você usa outro método de organização divide com a gente! Vamos trocar experiências!

Até mais!

Priscilla Leal

_MG_0162Sou atriz, advogada e gestora cultural. Reuni as três atividades neste espaço virtual, para criar um lugar de divulgação e compartilhamento de trabalho das mulheres artistas. Acredito na importância deste espaço para destacar essas mulheres e sua  relação com a arte. Também acredito na profissionalização da(o) artista e da(o)  produtor(a) cultural, por isso trago no blog informações jurídicas, que estão  envolvidas na atividade artística, além de informações de produção e gestão cultural.  Idealizei e  executei o seminário “Mulheres Artistas na Ditadura”, na Caixa Cultural São Paulo, em 2014.

1 Comment

  1. […] existem os editais de empresas privadas, como a Oi, Natura, Comgás ou de empresas mistas como a Caixa Cultural e o Banco do […]

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